Zugegeben, steinig ist vielleicht etwas übertrieben. Aber irgendwie mussten wir ja eure Aufmerksamkeit gewinnen. Schön, dass ihr angebissen habt. #clickbait
Wie ihr wisst, wurde novu Anfang 2022 von jkweb übernommen. Viele erwarteten, dass der Name novu früher oder später zugunsten der “grossen Schwester” jkweb eingestampft wird. Wir haben uns aber nun für das Gegenteil entschieden und übernehmen den Namen novu für unsere drei Büros in Zürich, Bern und Basel.
Für unsere Kunden ist das sicher die offensichtlichste Änderung. Intern ist in den 12 Monaten seit der Übernahme sehr viel mehr passiert. In diesem Artikel gehen wir auf die Hintergründe, Herausforderungen und Learnings unserer Firmenfusion ein.
Nun aber los: wie kommt man auf den Gedanken, eine andere Agentur zu übernehmen?
Der Ursprung der Idee
Oder: Hintergrund.
Im Jahr 2020 war jkweb eine gut aufgestellte Web-Agentur mit Kunden in der ganzen Schweiz, aber fokussiert auf den Raum Zürich und Basel, wo auch unsere zwei Büros waren. Wir hatten eine coole Crew aus ca. 40 Mitarbeitenden, einen tollen Teamspirit, bemerkenswerte Büros, exzellente Events und passende Projekte. Und wir betreuten schon seit Längerem einige spannende Kunden in Bern: das sitem-insel, den Schweizerischen Nationalfonds, das Möbelhaus Anlikerhome und verschiedene Bundesbehörden.
Der persönliche Austausch in der Zusammenarbeit wird von unseren Kunden und Mitarbeitenden sehr geschätzt und ist mit unter einen Grund weshalb wir schon länger mit dem Gedanken spielten, auch in Bern einen Standort zu eröffnen. Doch ohne Personen vor Ort ist es nicht so einfach, in einer neuen Stadt Fuss zu fassen.
Wie kommt es nun aber zu einer Firmenfusion?
Vom Kennenlernen zur Unterschrift
Oder: Kaufprozess.
Wer denkt, dass wir strukturiert Firmen in der Region evaluiert und angefragt hätten, liegt natürlich falsch. Die Firma novu fanden wir ganz banal bei unserer eigenen Suche nach passenden Mitarbeitenden. Immer wieder durchsuchen wir LinkedIn nach jungen Talenten und probieren, diese zu rekrutieren — und bei vielen aus Bern tauchte novu als Arbeitgeber auf. Das spricht für sich und wir entschieden uns kurzerhand zu einer spontanen Kontaktaufnahme kurz vor Weihnachten 2021.
Die Situation hätte nicht passender sein können. Das Team von novu ist absolute Spitzenklasse, der Vibe passt und der Tech-Stack (also die verwendeten Frameworks) ist nahezu identisch. Die Gründer von novu, Arben und Tobi, konzentrierten sich mittlerweile auf ihre zweite Firma, ein gut laufendes Startup. Daher dränge sich eine Übernahme von novu durch jkweb geradezu auf.
Also machten wir uns ans Eingemachte: Sich ziehende Gespräche über die Konditionen, eine trockene Financial Due Diligence und eine hypothetische Planerfolgsrechnung für alle involvierten Parteien sind nur einige der spannenden Erfahrung, die wir machen durften. Die auf M&A spezialisierte Beratungsfirma TCFG in Bern, unser Treuhandbüro Eigertreuhand sowie die Anwaltskanzlei Domenig & Partner Rechtsanwälte (übrigens alles Kunden von jkweb und novu) haben uns hervorragend in diesem Prozess begleitet.
Am Ende waren die gefühlt tausend Unterschriften gesetzt und wir stiessen alle zusammen mit einem völlig überteuerten Glas Whiskey auf die neue Ära an. Aber so etwas macht man ja schliesslich nicht alle Tage.
Doch wie liefen die ersten Schritte als «Konzern» ab?
Was von Anfang an gut funktionierte
Oder: Fusion.
Neben dem Standort war für uns entscheidend, durch die Fusion unsere Kompetenzen deutlich ausbauen zu können. novu ist im grafischen Bereich sehr stark, jkweb brachte dafür breitere technische Skills in der App-Entwicklung und im E-Commerce-Bereich mit.
Das erste Kennenlernen am GAM
In einem ersten Schritt führten wir deshalb unsere beiden Teams zusammen. Die erste gemeinsame Feier im Rahmen unseres vierteljährlich stattfindenden GAMs (Gesamtagenturmeeting) war ein voller Erfolg.
Die beiden Teams verstanden sich auf Anhieb super. Es wurden Nummern getauscht, Pläne geschmiedet, Anekdoten ausgepackt und ausgelassen gefeiert. Fast schon zu ausgelassen, wenn man sich an das leere Büro am nächsten Tag zurückerinnert.
1 + 1 = 3
Seit Beginn haben wir dem grösseren Team, den vereinten Kompetenzen sowie den drei Standorten das volle Potenzial entlockt.
Um einige Beispiele zu nennen:
Die Erfahrung von novu im UX Design kam einer neuen jkweb-Webseite zugute. Für die gleichen Effekte wären ohne die Zusammenarbeit wohl nicht gleich gut gekommen.
Bei einem grossen Projekt von novu, wo personell Engpass bestand, konnte jemand von jkweb mit anpacken.
jkweb wurde zweimal für Pitches angefragt, bei denen das Projekt von den Kompetenzen her aber besser zu novu gepasst hätte, die Kunden jedoch ein Basler Büro wollten.
Ein Mitarbeiter von jkweb, der seine Freundin am Wochenende jeweils in Bern besuchte, konnte am Freitag neu bequem vom Standort Bern aus arbeiten.
Technischer Austausch und interne Workshops
Zudem organisieren wir einen regelmässigen internen Austausch unserer Mitarbeitenden zu verschiedenen Themenbereichen.
Für die Mitarbeitenden bot das Weiterbildungsmöglichkeit, Inspirationsquelle und Perspektive zugleich. Viele Mitarbeitende ergriffen Initiative und präsentierten an unseren monatlich stattfindenden «Summits» technische Themen oder boten von sich aus Mini-Workshops an.
Neben dem Austausch auf technischer Ebene und der Zusammenarbeit in Projekten organisierten wir auch strategische Workshops, in welchen wir uns über unsere Werte und Positionierung austauschten. Diese neue Form der Kollaboration war unglaublich bereichernd.
ERP-System und Buchhaltung
Auf administrativer Ebene legten wir per Anfang 2023 unser ERP-System und unsere Buchhaltungssoftware zusammen. Da wir unser ERP-System selber entwickelt haben (Note to self: ein Artikel über unser eigenes Agentur-ERP wäre wahrscheinlich noch spannend), war das mit etwas Entwicklungsarbeit verbunden, dafür technisch aber problemlos machbar.
Das klingt doch eigentlich nach einem vollen Erfolg, oder nicht?
Womit wir etwas mehr Mühe hatten
Oder: Herausforderungen.
Es wäre gelogen zu behaupten, dass alles so reibungslos geklappt hat. Wir entwickelten zwar zu Beginn einen Plan über die nächsten zwei Jahre und gingen somit selbstsicher in die Fusion. Die Umsetzung zeigte sich aber wesentlich schwieriger als initial gedacht.
Google-Migration
Zuerst waren die Google Accounts an der Reihe: Mails, Kalender und Datenablage. Da sowohl novu als auch jkweb die G-Suite einsetzten, stellten wir uns die Zusammenlegung einfach vor. Doch weit gefehlt.
Google selbst bietet (ausser für Grosskonzerne) keine Option zur einfachen Migration an. Es gibt zwar Drittanbieter-Tools, die Mails, Termine und Dateien migrieren, doch es gab ein weiteres Problem: bei diversen weiteren Tools verwenden unsere Mitarbeitenden das SSO (Single-Sign-On) von Google. Da mit der Migration der Mailadressen zwar die Adresse selbst gleich bleibt, aber faktisch ein neues Google-Konto (mit eigenem Identifier) eröffnet wird, würde man im schlimmsten Fall aus seinem Account ausgeschlossen, da das ursprüngliche Google-Konto nicht mehr (respektive neu mit einer anderer Mailadresse) existiert.
Schliesslich suchten wir lange nach der optimalen Lösung, bis wir uns mit knapp sechs Monaten Verspätung dazu entschieden, die Migration einfach so gut wie möglich durchzuführen. Es gab ein paar Tage der Übergangsphase, aber im Grossen und Ganzen klappte alles problemlos.
Die Verzögerung mit der Google-Migration hatte auch Folgen für weitere Tools, da wir diese erst nach den Mailadressen migrieren wollten. Zwei Beispiele: Lange Zeit hatten wir zwei Jira-Instanzen, auf die jeweils nicht alle Zugriff hatten. Genauso hatten wir zwei Passwort-Manager, was bei der Wartung unserer Projekte teilweise Schwierigkeiten verursachte.
Mittlerweile sind wir sukzessive daran, diese Tools zu migrieren. Um ehrlich zu sein, haben wir aber auch das massiv unterschätzt. Jedes Tool hat eigene unerwartete Herausforderungen bei der Migration (welche teilweise nur manuell gemacht werden kann), zudem zeigten sich auch bei der Nutzung von gleichen Tools weitreichende Unterschiede.
Prozesse und Vorlagen
Aber auch die Prozesse haben es in sich — von aussen betrachtet haben sowohl jkweb als auch novu ähnliche: Bewerbungsgespräche, Projektanfragen, Getränkebestellungen fürs Büro, etc.
Beide Firmen funktionierten einwandfrei und hatten für die meisten Probleme gute Lösungen. Zusammen jedoch hatten wir alles doppelt und mussten im Einzelfall entscheiden, was sich am besten bewährt hatte.
Einige Beispiele von entweder-oder-Fragen, die wir beantworten mussten:
Vue3 oder Nuxt3
Selbstentwickeltes CMS oder Statamic
Symfony oder Laravel
Github oder Gitlab
Figma oder Adobe XD
Jira Service Desk oder Zammad
Revolut oder BKB Kreditkarte
Lastpass oder 1Password
Notion oder Confluence
Zürich Versicherung oder Mobiliar
novu Apéro oder jkbeer
Swisscom Telefonie oder 3CX
Kubernetes Cluster oder Vercel
Limmat oder Aare
CD-Pipeline oder FTP-Deployment (Spass. Das stand natürlich nie zur Debatte. Wenn du das auch absurd findest, hier entlang.)
Der Teufel steckte jeweils im Detail: diverse Tools und Prozesse waren sehr ähnlich, hatten aber leichte Unterschiede. Wo werden neue Projekte erfasst? Wie wird ein Meeting protokolliert? Was ist im Supportpaket alles inbegriffen? Zwischenzeitlich wusste niemand mehr genau, was nun aktuell gilt.
Hier alles zu harmonisieren, war definitiv mehr Arbeit als erwartet.
Kommunikation und Support
Auch die Kommunikation wurde zunehmend zur Herausforderung. Während wir intern nach und nach alle Systeme zusammenlegten, war zunehmend unklar, wie wir gegenüber unseren Kunden auftreten sollten. Schicken wir Mails nun von @novu.ch oder @jkweb.ch? Welche Signatur verwenden wir? Mit welchem Firmennamen nehmen wir das Telefon ab? Welches Logo wird für die Weihnachtskarte verwendet?
Diese Fragen wurden immer komplizierter zu beantworten. Ebenfalls verhinderten die beiden co-existierenden Brands ein Zusammenlegen gewisser letzter Systeme. So konnten wir unseren Support-Desk nicht fusionieren, da nur eine Absenderadresse verwendet werden kann.
Nun sind wir also in einer Zwickmühle angekommen, oder?
Das letzte Puzzlestück
Oder: Branding.
Gemäss unserem ursprünglichen Plan wollten wir uns bis Ende 2023 Zeit lassen, um uns und unsere Kunden langsam an ein neues Branding heranzuführen. Tatsächlich sorgten die zwei Brands aber für zunehmende Verwirrung und einen immensen Mehraufwand beim täglichen Business.
Die Entscheidung, dass wir zukünftig gemeinsam mit dem novu-Brand auftreten wollen, wurde bereits im Frühling gefällt und intern kommuniziert. Ausschlaggebend waren zwei Komponenten: Einerseits entspricht das «web» im Namen jkweb nicht mehr der Realität. Und andererseits widerspiegelt das Design der Marke «novu» unseren eigenen gelebten Anspruch an die Qualität unserer Arbeit.
Die Entscheidung, die gemeinsame Brand zu kommunizieren, wurde aber erst vor zwei Wochen und eher spontan gefällt. Nachdem wir im Management-Team immer wieder über die gleichen Probleme sprachen, die Lösung aber Woche für Woche aufgrund des noch offenen Brandings vertagt wurde, entschieden wir uns, Nägel mit Köpfen zu machen.
Und dann ging es schnell: wir erstellten einen umfassenden Kommunikationsplan, informierten intern, trafen die technischen Vorbereitungen, erstellten Bilder und Videos für Social Media und schrieben diesen Artikel.
Hier sind wir nun also. Und was haben wir aus dem Ganzen gelernt?
Was wir beim nächsten Mal anders machen
Oder: Learnings.
Keine Angst: wir sind nicht zum M&A-Projekt mutiert und tüfteln nach wie vor lieber an technischen Lösungen als an unserer optimalen Konzernstruktur. Dennoch würden wir Folgendes beim nächsten Mal anders angehen:
Die Migration von Google hat unseren Zeitplan massiv verschoben. Die Sorge vor einzelnen Logins, welche nicht mehr zugänglich gewesen wären und die Komplexität der Migration allgemein hat uns abgeschreckt. Beim nächsten Mal würden wir einen gewissen Pragmatismus walten lassen und «einfach machen». Natürlich nicht leichtsinnig, aber der Aufwand, eventuellen Kollateralschaden zu beheben ist schnell tiefer als der Zeitverlust durch die saubere Planung.
Das Angleichen der Prozesse haben wir unterschätzt. Teilweise war intern unklar, welche Prozesse nun gelten und der Aufwand war sehr gross, alle Leute auf dem gleichen Stand zu halten. Hier würden wir in Zukunft auf klare Zuständigkeiten und, vor allem zu Beginn, eine schnelle Angleichung der gemeinsamen Prozesse achten.
Der Plan der Kommunikation des Rebrandings war nicht zu Ende gedacht. Da ein Rebranding weitreichendere Folgen hat, wurde die Entscheidung auf das Ende des Prozesses gelegt. Das hat sowohl intern wie auch extern immer wieder für Verwirrung gesorgt. Zukünftig würden wir die Strategie von Anfang an besser zurechtlegen und die beiden Brands entweder bewusst getrennt lassen oder aber früher zusammenlegen.
Und jetzt?
Neue Horizonte nach der Fusion
Oder: Fazit.
Die Fusion war ein ambitionierter Schritt. Durch die Kombination unserer Ressourcen konnten wir unsere Expertise vertiefen und unseren Mitarbeitenden Weiterbildungsmöglichkeiten und Perspektiven anbieten. Dies hat uns erlaubt, unsere Präsenz in der gesamten Schweiz zu verstärken. Allerdings waren die Herausforderungen, insbesondere die Integration von Tools und Prozessen, intensiver als erwartet, und beanspruchten erhebliche interne Ressourcen.
Die Integration und Vereinheitlichung der Prozesse ist nun grösstenteils abgeschlossen. Die Kommunikation des Rebrandings als letztes Puzzlestück ermöglicht uns nun wieder ein einheitliches Auftreten. So können wir nun schweizweit unter gleichem Namen unserer Lieblingstätigkeit nachgehen: innovative digitale Lösungen entwickeln, die auf deine Bedürfnisse massgeschneidert sind und dich im digitalen Zeitalter voranbringen.
