Für die Mitarbeitenden bot das Weiterbildungsmöglichkeit, Inspirationsquelle und Perspektive zugleich. Viele Mitarbeitende ergriffen Initiative und präsentierten an unseren monatlich stattfindenden «Summits» technische Themen oder boten von sich aus Mini-Workshops an.
Neben dem Austausch auf technischer Ebene und der Zusammenarbeit in Projekten organisierten wir auch strategische Workshops, in welchen wir uns über unsere Werte und Positionierung austauschten. Diese neue Form der Kollaboration war unglaublich bereichernd.
ERP-System und Buchhaltung
Auf administrativer Ebene legten wir per Anfang 2023 unser ERP-System und unsere Buchhaltungssoftware zusammen. Da wir unser ERP-System selber entwickelt haben (Note to self: ein Artikel über unser eigenes Agentur-ERP wäre wahrscheinlich noch spannend), war das mit etwas Entwicklungsarbeit verbunden, dafür technisch aber problemlos machbar.
Das klingt doch eigentlich nach einem vollen Erfolg, oder nicht?
Womit wir etwas mehr Mühe hatten
Oder: Herausforderungen.
Es wäre gelogen zu behaupten, dass alles so reibungslos geklappt hat. Wir entwickelten zwar zu Beginn einen Plan über die nächsten zwei Jahre und gingen somit selbstsicher in die Fusion. Die Umsetzung zeigte sich aber wesentlich schwieriger als initial gedacht.
Google-Migration
Zuerst waren die Google Accounts an der Reihe: Mails, Kalender und Datenablage. Da sowohl novu als auch jkweb die G-Suite einsetzten, stellten wir uns die Zusammenlegung einfach vor. Doch weit gefehlt.
Google selbst bietet (ausser für Grosskonzerne) keine Option zur einfachen Migration an. Es gibt zwar Drittanbieter-Tools, die Mails, Termine und Dateien migrieren, doch es gab ein weiteres Problem: bei diversen weiteren Tools verwenden unsere Mitarbeitenden das SSO (Single-Sign-On) von Google. Da mit der Migration der Mailadressen zwar die Adresse selbst gleich bleibt, aber faktisch ein neues Google-Konto (mit eigenem Identifier) eröffnet wird, würde man im schlimmsten Fall aus seinem Account ausgeschlossen, da das ursprüngliche Google-Konto nicht mehr (respektive neu mit einer anderer Mailadresse) existiert.
Schliesslich suchten wir lange nach der optimalen Lösung, bis wir uns mit knapp sechs Monaten Verspätung dazu entschieden, die Migration einfach so gut wie möglich durchzuführen. Es gab ein paar Tage der Übergangsphase, aber im Grossen und Ganzen klappte alles problemlos.
Die Verzögerung mit der Google-Migration hatte auch Folgen für weitere Tools, da wir diese erst nach den Mailadressen migrieren wollten. Zwei Beispiele: Lange Zeit hatten wir zwei Jira-Instanzen, auf die jeweils nicht alle Zugriff hatten. Genauso hatten wir zwei Passwort-Manager, was bei der Wartung unserer Projekte teilweise Schwierigkeiten verursachte.
Mittlerweile sind wir sukzessive daran, diese Tools zu migrieren. Um ehrlich zu sein, haben wir aber auch das massiv unterschätzt. Jedes Tool hat eigene unerwartete Herausforderungen bei der Migration (welche teilweise nur manuell gemacht werden kann), zudem zeigten sich auch bei der Nutzung von gleichen Tools weitreichende Unterschiede.
Prozesse und Vorlagen
Aber auch die Prozesse haben es in sich — von aussen betrachtet haben sowohl jkweb als auch novu ähnliche: Bewerbungsgespräche, Projektanfragen, Getränkebestellungen fürs Büro, etc.
Beide Firmen funktionierten einwandfrei und hatten für die meisten Probleme gute Lösungen. Zusammen jedoch hatten wir alles doppelt und mussten im Einzelfall entscheiden, was sich am besten bewährt hatte.
Einige Beispiele von entweder-oder-Fragen, die wir beantworten mussten:
Vue3 oder Nuxt3
Selbstentwickeltes CMS oder Statamic
Symfony oder Laravel
Github oder Gitlab
Figma oder Adobe XD
Jira Service Desk oder Zammad
Revolut oder BKB Kreditkarte
Lastpass oder 1Password
Notion oder Confluence
Zürich Versicherung oder Mobiliar
novu Apéro oder jkbeer
Swisscom Telefonie oder 3CX
Kubernetes Cluster oder Vercel
Zuriga oder Rocket ☕️
Limmat oder Aare
CD-Pipeline oder FTP-Deployment (Spass. Das stand natürlich nie zur Debatte. Wenn du das auch absurd findest, hier entlang.)
Der Teufel steckte jeweils im Detail: diverse Tools und Prozesse waren sehr ähnlich, hatten aber leichte Unterschiede. Wo werden neue Projekte erfasst? Wie wird ein Meeting protokolliert? Was ist im Supportpaket alles inbegriffen? Zwischenzeitlich wusste niemand mehr genau, was nun aktuell gilt.
Hier alles zu harmonisieren, war definitiv mehr Arbeit als erwartet.
Kommunikation und Support
Auch die Kommunikation wurde zunehmend zur Herausforderung. Während wir intern nach und nach alle Systeme zusammenlegten, war zunehmend unklar, wie wir gegenüber unseren Kunden auftreten sollten. Schicken wir Mails nun von @novu.ch oder @jkweb.ch? Welche Signatur verwenden wir? Mit welchem Firmennamen nehmen wir das Telefon ab? Welches Logo wird für die Weihnachtskarte verwendet?
Diese Fragen wurden immer komplizierter zu beantworten. Ebenfalls verhinderten die beiden co-existierenden Brands ein Zusammenlegen gewisser letzter Systeme. So konnten wir unseren Support-Desk nicht fusionieren, da nur eine Absenderadresse verwendet werden kann.
Nun sind wir also in einer Zwickmühle angekommen, oder?
Das letzte Puzzlestück
Oder: Branding.
Gemäss unserem ursprünglichen Plan wollten wir uns bis Ende 2023 Zeit lassen, um uns und unsere Kunden langsam an ein neues Branding heranzuführen. Tatsächlich sorgten die zwei Brands aber für zunehmende Verwirrung und einen immensen Mehraufwand beim täglichen Business.
Die Entscheidung, dass wir zukünftig gemeinsam mit dem novu-Brand auftreten wollen, wurde bereits im Frühling gefällt und intern kommuniziert. Ausschlaggebend waren zwei Komponenten: Einerseits entspricht das «web» im Namen jkweb nicht mehr der Realität. Und andererseits widerspiegelt das Design der Marke «novu» unseren eigenen gelebten Anspruch an die Qualität unserer Arbeit.
Die Entscheidung, die gemeinsame Brand zu kommunizieren, wurde aber erst vor zwei Wochen und eher spontan gefällt. Nachdem wir im Management-Team immer wieder über die gleichen Probleme sprachen, die Lösung aber Woche für Woche aufgrund des noch offenen Brandings vertagt wurde, entschieden wir uns, Nägel mit Köpfen zu machen.
Und dann ging es schnell: wir erstellten einen umfassenden Kommunikationsplan, informierten intern, trafen die technischen Vorbereitungen, erstellten Bilder und Videos für Social Media und schrieben diesen Artikel.
